İş

Toplantıları Daha Verimli Hale Getirmenin 7 Yolu

İş toplantıları, iş dünyasında üçüncü büyük zaman kaybıdır. Çalışma süresinin % 50 kadarı toplantılarda, grup toplantılarında veya bire bir toplantılarda harcanmaktadır. Hemen hemen herkesin tahmininde bu sürenin en az % 50’si boşa gidiyor. Bu, tüm çalışma sürelerinin % 25’inin şu veya bu tür toplantılarda kaybedildiği anlamına gelir.

Ancak, iş toplantıları kötü değildir. Bilgi alışverişi yapmak, sorunları çözmek ve ilerlemeyi gözden geçirmek için gerekli bir iş aracıdır. Ancak yönetilmeleri ve etkin bir şekilde kullanılmaları gerekir.

Verimliliği artırmanın ve toplantı süresinin sonuçlarını iyileştirmenin 7 yolu:

  1. Toplantı Gerekli mi?

Bir toplantı gerekli değilse, mümkün olduğunca toplantı yapmaktan kaçının. Toplantı gerekliyse, “Bu toplantıya katılmam gerekli mi?” Diye sorun. Eğer katılmanız gerekmiyorsa, ilk etapta gitmeyin.

  1. Gündem Yazın

Toplantıda ele alınması gereken her şeyin bir gündemini veya bir listesini yapın. Her öğenin yanına, o belirli konuyu ele alması beklenen kişinin adını yazın. Gündemi mümkünse en az yirmi dört saat önceden dağıtın ki herkes kendisinden ne bekleneceğini bilsin.

  1. Zamanında Başlayın ve Durdurun

Toplantının başlangıcı için bir program ve toplantının sonu için bir zaman belirleyin. Toplantı sekizden dokuza kadar sürecekse, saat tam sekizde başlayıp tam dokuzda bitirin. En kötü toplantı türleri, belirli bir saatte başlayan ancak kesin olarak belirlenmiş bir bitiş saati olmayan toplantılardır.

  1. Önce Önemli Öğeleri Örtün

Gündemi hazırlarken 80/20 kuralını uygulayın. Gündemi, en üstteki %20’lik kısım tartışılacak ilk maddeler olacak şekilde düzenleyin.

Toplantıları Daha Verimli Hale Getirmenin 7 Yolu
Toplantıları Daha Verimli Hale Getirmenin 7 Yolu
  1. Her Sonucu Özetleyin

Toplantı gündeminizdeki her bir maddeyi tartışırken, tartışmayı özetleyin ve kapanışı yapın. Bir sonrakine geçmeden önce her bir madde üzerinde anlaşma ve tamamlama alın.

  1. Özel Sorumluluk Atayın

Bir karar verdiyseniz, üzerinde anlaşmaya varılan belirli eylemler için sorumluluk atayın ve son tarihler belirleyin.

  1. Not Tutun Ve Tutanakları Dağıtın

Toplantılardan maksimum verim almanın anahtarı, doğru notlar tutmak ve mümkün olduğunda toplantı tutanaklarını yirmi dört saat içinde dağıtmaktır. Bir hafta veya bir ay sonra çekilebilecek bir toplantıdan doğru dakikalar tutan kişi, birçok olası yanlış anlaşılmayı çözebilir.

Daha Fazla Göster

İlgili Makaleler

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.

0
    0
    Sepet
    Sepete Eğitim EkleyinEğitimlere Geri Dön